新生的接机安排计划制定. (留给未来CSSA主席组参考)

 
1. 提前统计工作.
 
每年2-4月是准新生们寻找学校,确定offer的时候。这个时间段,CSSA/学生会需要提前统计确定来本校人数。 油麦地是利用自己的BBS进行报名。 报名格式如下:
 
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BBSID | From (学校) | 性别 | 老家 |Email/QQ/MSN
姓名 | 进修专业 | 原专业(如果改专业了) | 生日 |电话/手机/拷机(国内的) | 预计抵达时间
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这个里面 From 学校, 老家, 专业 都是为了新生找熟人准备的, 比如我自己就比较愿意去接自己本系的学弟学妹,或者其他系的老乡/同学。
 
而联系方式如(Email/MSN,QQ) 等,是可以派热心的老生在新生来前就开始给信息。 做到新生来前就心里有数。
 
国内电话/手机等则是方便新生们串联,自己商量购买机票。 以达到大家结伴同行,既方便新生,也方便学生会接机的目的。
 
预计抵达时间。 由于F1,J1 以及老板要求不同, 新生抵达日期可以从7月初到9月中, 提前报预计抵达时间可以让学生会心里开始有大致计划。
 
这样,随着新生offer的不断确定。 这个名单也会越来越大。 大家对今年新生各系分布,以及如何调配资源就已经有了充分准备。
 
此外,从前年开始, 每年学生会都会鼓励新生建立一个QQ群,派主席,副主席以及几个热心老生常驻,解决新生的问题,解决不了的,也可以refer给其他可靠的人解决。 
 
2。学期末司机准备工作。 
 
从6月底开始, 学生会就应该开始确定自己的志愿者司机。 我们自身的格式如下:
 

姓名                 住址              联系方式                  可以接机时间                 车载           备注

 

这种统计有几个好处。 一。明白自己的运力如何, 以做出找bus, 租Uhaul等决定。 二。了解司机地域分布。 可以根据新生的临时住处安排司机; 三。司机的联系方式清楚,同时明白人家啥时候有时间。 尽量减少无用功。

 

3。新生航班确认:

 

随着新生签证完毕,和机票确认。 统计工作也进入了下一个环节。 航班确认。 Again,我们自身格式如下:

 

抵达时间:2009年8月40日25:72 (当地时间)
姓名/系所:赵雅芝 (1人) 演艺系
转机路线:北京——洛杉矶——BDL
航空公司:DL
航班号:北京-洛杉矶(CA983)洛杉矶-BDL(DL1404)
抵达机场:BDL
行李状况:预计是两个大托运箱一个随机箱一个背包,一个拎包
临时住处:雷锋塔
联系方式:
[email protected], QQ: 12345678

 

这样以来,拿3表和2表一对, 找到司机在适合的时间,临近的住处去接新生就不是一件难事。 而且还有一个好处是新生在离开中国前就可以和司机联系上。我们的要求是新生中至少有一个人要发照片给司机。 因为原来有接错同名同姓去另外一个学校的囧事出现。
 
另外,我们私下要求所有新生如果是快开学期间抵达,尽量不要定早上8:00-下午5:00点到达的航班。 毕竟这个时间段会几乎和所有的志愿者的时间冲突。(老板一般都要求RA在实验室。而且这种冲突不是志愿者自己能够解决的。)
 
4。接机注意事项:
 
一。 我们要求司机必须配副驾, 接机多是晚上,很多时候多一个人就能多一把手帮忙,也多一份安全。 此外,提前强调安全原则。我们不希望大家在热心接机的时候吃超速罚单。 毕竟虽然学生会对这种情况造成的损失表示极大的遗憾,但是CSSA不能补偿任何因违反法律和regulation所引致的成本。
二。 提前以群公告或致新生一封信中说清司机为志愿者,但新生一定要主动offer 油费或请司机吃饭。 接受/拒绝的权利在司机方。
三。 对于抵达前仍没有临时住处的新生, 如果提前通知学生会会尽量帮忙寻找,但是如还是不行,只能安排旅馆。  
四。 学生会可以提前出资为所有新同学购买美国国内电话卡一张(可打1-800接入号的那种)用于中转站和终点站的机场通讯。各位同学用这张电话卡及时向学生会/司机通报位置和航班信息,这样可以避免到了机场才知道飞机晚点/取消等情况。
五。 学生会可以提前出资为所有新同学购买国际电话卡一张, 提前把密码给接机司机, 用于向国内的家人报平安。
六。 在起飞前, 组织者需要提前让各位新同学/司机确认临时住房的地址和联系人电话,并建议司机接机前视察好具体位置,免得黑灯瞎火的四处盲目摸索。

七。 准备后备司机,以防止志愿司机临时有事或者车坏的时候可以出车。


 
4。5 大规模新生接机。
 
Umass Amherst 最大规模接机是一次32人。 当时经过计算是动用了2个Van,一个14 feet 的Uhaul,以及5辆小车。
 
心得如下:
 
一。 行李比人多。 通常行李占用空间是人的两倍。 (按新生每人带两个158托运箱一个115随机箱一个背包,一个拎包算) 因此大规模接机一定要提前计算行李空间量。
二。 路线安排。 新生不可能在同一地点下车。 因此要提前安排好车队路线。 以确认新生下车顺序
三。 行李放置安排。 既然有下车顺序,那么就需要提前计算好行李进入顺序。  最早下的行李在最外面,最晚下的反之。 到机场以后,迅速分类。 顺序装车。
四。 提前通知机场有大规模人员抵达, 如我们32人团来前,因为提前通知机场航班号和信息, 机场警方甚至开了一块专门的parking lot 供我们使用。 并且警车前后压阵。
五。 通知新生,行李上标易分辨标志。 这样有助于尽快找到自己行李。 
六。 提前给大家准备水和食物, 从飞机上下来一般又累又困,还可能有饿得人, 如果目的地离机场较远,一些必要的食水还是要提前准备的。  
七。 司机间要准备可靠的通讯工具。 比如说一张联系清单。
八。 设定一个总指挥,或者指挥组。 随时获取信息,调整安排。
九。 一切小规模接机的要求大规模接机都要做到。


 
 

生平不抽烟,不饮酒,不喝咖啡,一杯龙井相伴,笑读五经诸史;
惟愿少鲁莽,少冲动,少说气话,三思后行为戒,淡看百事纷争。

奥斯卡想的很周全呀

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纯经验总结. 偶得小脑袋是没法想这么周全的.
生平不抽烟,不饮酒,不喝咖啡,一杯龙井相伴,笑读五经诸史;
惟愿少鲁莽,少冲动,少说气话,三思后行为戒,淡看百事纷争。

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顶了先!
乒乓菜鸟, 贴上狂飙3...

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写的不错,好传统值得延续。Oscar辛苦了。 唯一补充一点,早8点到下午5点也不至于和“几乎所有”志愿者的时间冲突。文科系的暑假时间还是很灵活的。即使是工科系的学生,也不至于一周工作40小时还不让请假吧?我倒是觉得近两年多数新生都半夜到,接机比较的辛苦。
我以我血荐蚩尤

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Oskar太赞了!!骨灰级元老啊~

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赞!!!

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