UMass CSSA 新生接机流程安排

其实是在MITBBS上写的老帖子. 突然找到了于是发这里给接人的和被接的都说一下,大家心里有底到底接机怎么搞就是了.

逛BBS无意中看到了这次普渡的筒子们经验教训。

作为一个有参与新生安排/接机6年的Umass Amherst CSSA老人,我在这里把自己的经验
传授一下, 希望对以后各校学生会/CSSA的同学们有所帮助.

1. 提前统计工作.

每年2-4月是准新生们寻找学校,确定offer的时候。这个时间段,CSSA/学生会需要提
前统计确定来本校人数。 我们Umass Amerhst是利用自己的BBS进行报名。 报名格式如
下:

===========================================================================
BBSID | From (学校) | 性别 | 老家 |Email/QQ/MSN
姓名 | 进修专业 | 原专业(如果改专业了) | 生日 |电话/手机/拷机(国内的) |
预计抵达时间
===========================================================================

这个里面 From 学校, 老家, 专业 都是为了新生找熟人准备的, 比如我自己就比较
愿意去接自己本系的学弟学妹,或者其他系的老乡/同学。

而联系方式如(Email/MSN,QQ) 等,是可以派热心的老生在新生来前就开始给信息。
做到新生来前就心里有数。

国内电话/手机等则是方便新生们串联,自己商量购买机票。 以达到大家结伴同行,既
方便新生,也方便学生会接机的目的。

预计抵达时间。 由于F1,J1 以及老板要求不同, 新生抵达日期可以从7月初到9月中
, 提前报预计抵达时间可以让学生会心里开始有大致计划。

这样,随着新生offer的不断确定。 这个名单也会越来越大。 大家对今年新生各系分
布,以及如何调配资源就已经有了充分准备。

此外,从前年开始, 每年学生会都会鼓励新生建立一个QQ群,派主席,副主席以及几
个热心老生常驻,解决新生的问题,解决不了的,也可以refer给其他可靠的人解决。

2。学期末司机准备工作。

从6月底开始, 学生会就应该开始确定自己的志愿者司机。 我们自身的格式如下:

姓名                 住址              联系方式                  可以接机时
间                 车载           备注



这种统计有几个好处。 一。明白自己的运力如何, 以做出找bus, 租Uhaul等决定。
二。了解司机地域分布。 可以根据新生的临时住处安排司机; 三。司机的联系方式清
楚,同时明白人家啥时候有时间。 尽量减少无用功。



3。新生航班确认:



随着新生签证完毕,和机票确认。 统计工作也进入了下一个环节。 航班确认。 Again
,我们自身格式如下:



抵达时间:2009年8月40日25:72 (当地时间)
姓名/系所:赵雅芝 (1人) 演艺系
转机路线:北京——洛杉矶——BDL
航空公司:DL
航班号:北京-洛杉矶(CA983)洛杉矶-BDL(DL1404)
抵达机场:BDL
行李状况:预计是两个大托运箱一个随机箱一个背包,一个拎包
临时住处:雷锋塔
联系方式:[email protected], QQ: 12345678



这样以来,拿3表和2表一对, 找到司机在适合的时间,临近的住处去接新生就不是一
件难事。 而且还有一个好处是新生在离开中国前就可以和司机联系上。我们的要求是
新生中至少有一个人要发照片给司机。 因为原来有接错同名同姓去另外一个学校的囧
事出现。

另外,我们私下要求所有新生如果是快开学期间抵达,尽量不要定早上8:00-下午5:
00点到达的航班。 毕竟这个时间段会几乎和所有的志愿者的时间冲突。(老板一般都
要求RA在实验室。而且这种冲突不是志愿者自己能够解决的。)


4。接机注意事项:

一。 我们要求司机必须配副驾, 接机多是晚上,很多时候多一个人就能多一把手帮忙
,也多一份安全。 此外,提前强调安全原则。我们不希望大家在热心接机的时候吃超
速罚单。 毕竟虽然学生会对这种情况造成的损失表示极大的遗憾,但是CSSA不能补偿
任何因违反法律和regulation所引致的成本。
二。 提前以群公告或致新生一封信中说清司机为志愿者,但新生一定要主动offer 油
费或请司机吃饭。 接受/拒绝的权利在司机方。
三。 对于抵达前仍没有临时住处的新生, 如果提前通知学生会会尽量帮忙寻找,但是
如还是不行,只能安排旅馆。  
四。 学生会可以提前出资为所有新同学购买美国国内电话卡一张(可打1-800接入号的
那种)用于中转站和终点站的机场通讯。各位同学用这张电话卡及时向学生会/司机通
报位置和航班信息,这样可以避免到了机场才知道飞机晚点/取消等情况。
五。 学生会可以提前出资为所有新同学购买国际电话卡一张, 提前把密码给接机司机
, 用于向国内的家人报平安。
六。 在起飞前, 组织者需要提前让各位新同学/司机确认临时住房的地址和联系人电
话,并建议司机接机前视察好具体位置,免得黑灯瞎火的四处盲目摸索。
七。 准备后备司机,以防止志愿司机临时有事或者车坏的时候可以出车。




4。5 大规模新生接机。

Umass Amherst 最大规模接机是一次32人。 当时经过计算是动用了2个Van,一个14
feet 的Uhaul,以及5辆小车。 (和普渡的筒子们没法比,还是有一定心得的)

心得如下:

一。 行李比人多。 通常行李占用空间是人的两倍。 (按新生每人带两个158托运箱一
个115随机箱一个背包,一个拎包算) 因此大规模接机一定要提前计算行李空间量。
二。 路线安排。 新生不可能在同一地点下车。 因此要提前安排好车队路线。 以确认
新生下车顺序
三。 行李放置安排。 既然有下车顺序,那么就需要提前计算好行李进入顺序。  最早
下的行李在最外面,最晚下的反之。 到机场以后,迅速分类。 顺序装车。
四。 提前通知机场有大规模人员抵达, 如我们32人团来前,因为提前通知机场航班号
和信息, 机场警方甚至开了一块专门的parking lot 供我们使用。 并且警车前后压阵

五。 通知新生,行李上标易分辨标志。 这样有助于尽快找到自己行李。
六。 提前给大家准备水和食物, 从飞机上下来一般又累又困,还可能有饿得人, 如
果目的地离机场较远,一些必要的食水还是要提前准备的。  
七。 司机间要准备可靠的通讯工具/方式。 比如说一张有所有司机电话的联系清单。
八。 设定一个总指挥,或者指挥组。 随时获取信息,调整安排。
九。 一切小规模接机的要求大规模接机都要做到。

顶啊!!!
吃喝玩乐 样样都行!

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这架势,有气势。。。比大多数学校多做的周到。。。,

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顶顶顶!太有气势了!看帖的时候就觉得那个场面可以浮现出来了!
Nothing more than diligence can predict your success

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ding

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赞oskar 想得就是周到~

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作为新人,看到这么周到的部署,好感动

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顶起!!!!!!!!!

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太赞了!

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